Dwa światy

 

Rozważamy nieraz dlaczego praktyka zamówień publicznych tak daleko odbiega od zakupów prywatnych. To przecież podobne branże. Logika zakupów jest jedna (fragment naszego credo). Biorę do ręki Informacje o zawodzie wydane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Porównuję Agenta do spraw zakupów (332301) i Specjalistę ds. zamówień publicznych (242225). I już wiem.

 
1. Opis pracy
Agent do spraw zakupów jest zawodem o charakterze usługowym. Osoba zatrudniona w tym zawodzie jest odpowiedzialna za zagwarantowanie optymalnego źródła dostaw asortymentu niezbędnego do realizacji celów biznesowych organizacji i jej poszczególnych jednostek. Jego praca polega na zrozumieniu potrzeb biznesowych firmy, zbieraniu ofert od potencjalnych dostawców, negocjowaniu warunków zakupu na podstawie dostępnego budżetu i utrzymywaniu trwałych relacji
biznesowych z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami. Odpowiada za monitorowanie realizacji podpisanych umów. Współpracuje również z innymi działami swojej firmy w celu zapewnienia sprawności jej działania.
Praca specjalisty do spraw zamówień publicznych polega na przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w celu wyboru wykonawcy zamówienia i zawarcia z nim umowy.

TAM optymalna realizacja celów biznesowych. TU zgodne z przepisami zawarcie umowy.

2. Sposoby wykonywania pracy
Agent do spraw zakupów wykonuje pracę głównie w relacji człowiek – człowiek polegającą m.in. na:
  • - śledzeniu potrzeb (celów) biznesowych i planów zakupowych instytucji / przedsiębiorstwa,
  • - budowaniu dla potrzeb instytucji bazy wiedzy o rynku produktów/usług oraz ich dostawców,
  • - penetrowaniu rynku pod kątem potrzeb (celów biznesowych) swojej instytucji i proponowaniu partnerom wewnętrznym optymalnych rozwiązań,
  • - analizowaniu i porównywaniu cen, warunków i terminów dostaw w innych transakcjach,
  • - zarządzaniu procesem ofertowym,
  • - negocjowaniu ogólnych warunków dostaw z wybranymi kontrahentami,
  • - wyborze optymalnego źródła zaopatrzenia,
  • - nadzorowaniu realizacji podpisanych umów przez zaopatrzeniowców,
  • - całościowej ocenie współpracy z dostawcami,
  • - budowaniu partnerskich relacji ze strategicznymi dostawcami,
  • - wykorzystywaniu nowych technologii i narzędzi (platform) zakupowych.
Specjalista do spraw zamówień publicznych w swojej pracy stosuje metody, techniki i procedury określone w aktach prawnych z zakresu zamówień publicznych związane z:
  • przygotowaniem opisu przedmiotu zamówienia, opisu warunków udziału w postępowaniu i sposobu oceny ich spełnienia, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
  • przygotowaniem specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
  • publikacją ogłoszeń dotyczących postępowania,
  • przygotowywaniem wyjaśnień treści specyfikacji i odpowiedzi na pytania wykonawców,
  • wzywaniem do uzupełnienia dokumentów, złożenia wyjaśnień przez wykonawców,
  • uczestniczeniem w pracach komisji przetargowych (bierze udział w otwarciu ofert, ich ocenie, negocjacjach z wykonawcami),
  • rekomendowaniem Kierownikowi Zamawiającego sposobu rozstrzygnięcia postepowania, tj. wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania,
  • wykonywaniem niezbędnych czynności związanych z zawarciem umowy, w przypadku wyboru oferty najkorzystniejszej,
  • wykonywaniem czynności właściwych dla postępowania odwoławczego, włącznie
  • z reprezentowaniem Zamawiającego przed właściwymi organami w tych postępowaniach,
  • dokumentowaniem prowadzonych postępowań, sporządzaniem planów i sprawozdań o udzielonych zamówieniach.

TAM budowanie relacji międzyludzkich. TU praca z dokumentami.

3. Wykształcenie niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie
Obecnie (2018 r.) do podjęcia pracy w zawodzie agent do spraw zakupów wymagane jest
wykształcenie na poziomie technikum w zawodach z obszaru kształcenia administracyjno-usługowego.
Podjęcie pracy ułatwiają studia na uczelni wyższej (np. na kierunku logistyka lub handel).
Do wykonywania pracy w zawodzie specjalista do spraw zamówień publicznych preferowane jest wykształcenie wyższe na kierunku prawo i administracja lub wykształcenie wyższe pierwszego stopnia w zakresie dowolnej dyscypliny uzupełnione studiami podyplomowymi z zakresu zamówień
publicznych.

TAM handel, zaopatrzenie, sprzedaż, czyli biznes. TU prawo i administracja.

4. Zadania zawodowe

Pracownik w zawodzie agent do spraw zakupów wykonuje różnorodne zadania, do których należą w szczególności:


Z1 Analizowanie rynku produktów/usług w danym asortymencie/kategorii zakupowej na
podstawie strategii zakupowej firmy/instytucji.
Z2 Uczestniczenie w procesie selekcji źródeł dostaw, zgodnie z procedurą zakupową.
Z3 Analizowanie otrzymanych ofert i negocjowanie optymalnych warunków dostawy.
Z4 Organizowanie bazy danych aktywnych i potencjalnych źródeł dostaw i budowanie partnerskich relacji ze strategicznymi i kluczowymi dostawcami.
Z5 Ocenianie współpracy z aktywnymi dostawcami i wspieranie zespołów operacyjnych (zaopatrzeniowców) w egzekwowaniu od dostawców realizacji wynegocjowanych warunków.

Pracownik w zawodzie specjalista do spraw zamówień publicznych wykonuje różnorodne zadania, do których należą w szczególności:


Z1 Dobieranie trybu udzielania zamówienia publicznego.
Z2 Przygotowywanie opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału w postępowaniu i sposobu oceny ich spełniania.
Z3 Sporządzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Z4 Przygotowywanie i publikowanie ogłoszeń dotyczących postępowań oraz udzielanie wyjaśnień zainteresowanym wykonawcom.
Z5 Przyjmowanie ofert, ocenianie i rekomendowanie rozstrzygnięcia postępowania.
Z6 Reprezentowanie zamawiającego w procedurze odwoławczej i przed instytucjami
kontrolującymi.
Z7 Prowadzenie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych.
Z8 Opracowywanie i monitorowanie realizacji planów zamówień publicznych.
Z9 Sporządzanie sprawozdań o udzielonych zamówieniach.

Tam tylko pięć zadań. Tu aż dziewięć. Jednak nie w liczbie siła. Poniżej ich porównanie.

5. Przygotowanie postępowania

Z1
WIEDZA – zna i rozumie:

  • Podstawowe cele biznesowe i podstawy finansów (budżetowanie i controling) przedsiębiorstwa/instytucji;
  • Podstawowe narzędzia do określania pozycji swoich kategorii zakupowych i celów negocjacyjnych (Kategoryzacja ABC w zakupach4);
  • Modele analizy rynku (Koncepcja Pięciu Sił Portera);
  • Model analizy SWOT;
  • Model Macierzy Kraljic’a.

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
  • Analizować cele biznesowe i dokumenty finansowe firmy (bilans, rachunek wyników i strat, przepływy gotówkowe);
  • Klasyfikować kategorie zakupowe przedsiębiorstwa/instytucji, przy pomocy narzędzia Kategoryzacji ABC;
  • Analizować dynamikę rynku dla wybranych kategorii zakupowych, przy pomocy modelu pięciu Sił Portera;
  • Tworzyć strategie zakupowe przy pomocy narzędzi analizy SWOT i Macierzy Kraljic’a;
  • Przedstawiać wyniki analiz do konsultacji kierownictwu przedsiębiorstwa/instytucji.

Z1
WIEDZA – zna i rozumie:

  • Przepisy prawne dotyczące wyboru trybu
  • postępowania o udzielenie zamówienia;
  • Zasady dotyczące analizy wyboru trybu postępowania o udzielenie zamówienia.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Analizować ustawowe przesłanki dotyczące wyboru trybu postępowania o udzielenie zamówienia;
  • Uzasadniać wybór trybu postępowania.

 

Z2
WIEDZA – zna i rozumie:

  • Strukturę opisu przedmiotu zamówienia wymaganą w zamówieniach publicznych;
  • Zasady dotyczące tworzenia opisu przedmiotu zamówienia zawarte w przepisach prawnych.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Opracowywać opis przedmiotu zamówienia;
  • Weryfikować opis przedmiotu zamówienia w zakresie zgodności z zasadą konkurencyjności i równego traktowania wykonawców.

 

Z3
WIEDZA – zna i rozumie:

  • Zasady dotyczące przygotowania i tworzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarte w przepisach prawnych;
  • Zasady sporządzania umów z wykonawcami.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Przygotowywać specyfikację istotnych warunków zamówienia;
  • Określać warunki udziału w postępowaniu i przesłanki wykluczenia;
  • Wskazywać dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu i przesłanki wykluczenia z postępowania;
  • Przygotowywać formularz ofertowy oraz oświadczenia wymagane w prowadzonym postępowaniu, uwzględniając Wspólny Słownik Zamówień;
  • Przygotowywać wzory umów zgodnie z wymaganiami przepisów prawnych.

TAM analizy, strategie, dynamika – wszystko dla realizacji celów. TU głównie przepisy.

6. Pozyskiwanie ofert

Z2
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Narzędzia pozyskiwania informacji handlowych i technicznych w procesie zakupowym (RFI – Zapytanie o Informację, RFP – Zapytanie o Rozwiązanie i RFQ – Zapytanie o Ofertę Handlową);
  • Rynek dostawców i rozwiązań w swoich kategoriach zakupowych;
  • Metody selekcji potencjalnych dostawców na poszczególnych etapach procesu zakupowego.
  • Proces definiowania kryteriów wyboru dostawców/produktów.


UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

 

  • Odpowiednio korzystać z narzędzi zakupowych (RFI –Zapytanie o Informację, RFP – Zapytanie o Rozwiązanie i RFQ – Zapytanie o Ofertę Handlową);
  • Analizować rynek dostawców i rozwiązań w swoich kategoriach zakupowych;
  • Uczestniczyć w wewnętrznych grupach interdyscyplinarnych w określaniu kryteriów analizy ofert wg ich ważności dla osiągnięcia celu biznesowego;
  • Określać kryteria wyboru dostawców/produktów i przedstawiać do konsultacji kierownictwu przedsiębiorstwa/ instytucji.

Z4
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Zasady dotyczące przygotowania, przesyłania do publikacji i publikowania ogłoszeń dotyczących postępowań określone w regulacjach prawnych.


UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

 

  • Przygotowywać ogłoszenie dotyczące postępowania;
  • Publikować i/lub przesyłać do publikacji ogłoszenie dotyczące postępowania;
  • Udzielać informacji i wyjaśnień (ew. we współpracy ze specjalistami w przedmiocie zamówienia) w odpowiedzi na zapytania zainteresowanych wykonawców.

TAM aktywne pozyskiwanie informacji, analiza rynku, wybór najlepszego wykonawcy. TU wystarczy opublikować ogłoszenie.

7. Ocena ofert

Z3
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Działanie platform Business Intelligence (analizy ryzyka dla konkretnych dostawców/produktów);
  • Modele analizy ryzyka i kwalifikacji nowych dostawców/rozwiązań;
  • Narzędzia badania stabilności finansowej potencjalnych partnerów;
  • Typy taktyk negocjacyjnych i technik perswazyjnych;
  • Techniki przygotowania scenariuszy negocjacyjnych.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Korzystać z platform zakupowych do optymalizacji procesów zbierania i analizy ofert;
  • Analizować możliwe ryzyka finansowe i logistyczne dla nowych dostawców;
  • Analizować różne poziomy ryzyka zależnie od źródła dostaw;
  • Przygotowywać proces negocjacyjny (podział ról pomiędzy członków zespołu) i określić oczekiwany maksymalny i minimalny (BATNA) cel negocjacyjny;
  • Określać techniki negocjacyjne stosowane przez drugą stronę;
  • Oceniać cele negocjacyjne dostawcy i ich ważność;
  • Budować modele kosztowe (cost break down) i wykorzystywać je w procesie rekomendacji
  • źródła dostaw kierownictwu przedsiębiorstwa/instytucji.

Z5
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Zasady dotyczące rozstrzygania postępowań;
  • Zasady dotyczące wyboru oferty najkorzystniejszej, zapewniającej wymaganą jakość wykonania przy konkurencyjnej cenie;
  • Zasady dotyczące unieważnienia postępowania.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Przyjmować, przechowywać oferty i dokonywać ich otwarcia zgodnie z przepisami prawa;
  • Organizować pracę komisji przetargowej i/lub współpracować z członkami komisji;
  • Weryfikować spełnianie przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu;
  • Weryfikować czy wykonawcy nie podlegają wykluczeniu;
  • Oceniać oferty według kryteriów przyjętych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i uzasadniać wyniki ocen;
  • Organizować i prowadzić negocjacje z wykonawcami;
  • Wskazywać najkorzystniejszą ofertę i uzasadnić jej wybór;
  • Przygotowywać dokumenty umowy i finalizować jej podpisanie;
  • Oceniać podstawy do unieważnienia postępowania;
  • Uzasadniać unieważnienie postępowania.

W tym zakresie duże podobieństwa, przynajmniej w teorii. Brawo!

8. Procesy pozakupowe

Z4
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Proces budowania katalogów zakupowych;
  • Funkcjonowanie systemu informatycznego przedsiębiorstwa (ERP) w obszarze tworzenia bibliotek dostawców;
  • Cele biznesowe i plany rozwojowe dostawców;
  • Metody określania przez dostawców ważności współpracy z poszczególnymi klientami (Balance of Power).

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Korzystać z narzędzi systemu informatycznego przedsiębiorstwa (ERP);
  • Analizować potencjał dostawców z punktu widzenia celów rozwojowych firmy;
  • Ustalać wspólne plany współpracy korzystne dla obu stron;
  • Budować atrakcyjność firmy wobec dostawcy.

Z6
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Zasady w zakresie przewidzianych w przepisach prawnych środków ochrony prawnej;
  • Prawa i obowiązki kontrolowanego.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Dokonywać analizy zasadności składanych przez wykonawców środków ochrony prawnej;
  • Uzasadniać decyzję zamawiającego, która stała się podstawą wniesienia przez wykonawcę środka ochrony prawnej;
  • Oceniać poprawność przeprowadzonej procedury;
  • Przygotowywać dokumentację w sposób zgodny z prawem oraz udzielać stosownych wyjaśnień na wezwanie kontrolującego.

 

Z7
WIEDZA – zna i rozumie:

  • Rodzaje dokumentacji dotyczącej zamówienia publicznego;
  • Zasady archiwizacji dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

 

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Dobierać wzór protokołu zgodnie z trybem postępowania;
  • Opracowywać protokoły z postępowań zgodnie z wymaganiami przepisów prawnych;
  • Archiwizować dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

TAM budują biblioteki dostawców i plany współpracy. TU czołgają zamawiającego niezadowoleni wykonawcy i kontrole.

9. Realizacja

Z5
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Metody oceny dostawców;
  • Wewnętrzne procesy oceny jakości;
  • Systemy oceny jakości dostawcy;
  • Ryzyka w łańcuchach dostaw.


UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

 

  • Wykorzystywać modele instytucjonalne/firmowe do oceny jakości dostarczanych produktów/usług;
  • Angażować użytkowników wewnętrznych w przekazywaniu opinii o poziomie obsługi przez danego dostawcę;
  • Egzekwować realizację poszczególnych dostaw, zgodnie z warunkami umowy, np. przez wykorzystanie zapisów o karach umownych;
  • Adaptować wybrane postanowienia umowy do zmieniających się warunków i przedstawiać do konsultacji kierownictwu przedsiębiorstwa/instytucji;
  • Sporządzać raporty oceny dostawców produktów/usług.
 

TAM po zawarciu umowy zamówienie dopiero się zaczyna. TU nie istnieje.

10. Planowanie, sprawozdania
 

Z7
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Zasady dotyczące przygotowania i wykonywania planu zamówień publicznych;
  • Zasady dotyczące monitorowania planu zamówień publicznych i jego weryfikacji.

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

 

  • Przygotowywać plan zamówień publicznych;
  • Analizować na bieżąco plan zamówień;
  • Oceniać zasadność i możliwości prawne dokonywania zamówień nieujętych w planie.


Z8
WIEDZA – zna i rozumie:

 

  • Zasady prawne dotyczące przygotowywania sprawozdań o udzielonych zamówieniach;
  • Zasady archiwizacji dokumentacji z przeprowadzonych postępowań o zamówienia publiczne.

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

 

  • Przygotowywać sprawozdanie o udzielonych zamówieniach;
  • Publikować sprawozdanie o udzielonych zamówieniach zgodnie z wymogami przepisów prawa;
  • Archiwizować dokumentację z przeprowadzonych postępowań o zamówienia publiczne.

TAM chyba też mają plany i sprawozdania, ale nie robią z tego nauk tajemnych. TU spora część pary idzie w gwizdek, czyli papiery.

Na koniec jeszcze jedna różnica: wynagrodzenie
Obecnie (2018 r.) wynagrodzenie osób pracujących w zawodzie agent do spraw zakupów mieści się z reguły w przedziale od 3700 zł do 15 000 zł brutto miesięcznie w przeliczeniu na pełen etat, przy średnim wynagrodzeniu w kraju wynoszącym około 4700 zł brutto miesięcznie. Średnie miesięczne zarobki specjalistów do spraw zamówień publicznych wynoszą około 4400 zł brutto.

TAM można dojść do bardzo dobrych zarobków. TU płacą mniej, niż średnia; mniej, niż na kasie w markecie. Skandal!

 

I temat na inną opowieść.

 

Powyższy tekst ukazał się na łamach Miesięcznika Zamówenia Publiczne. Doradca.

Autor: Dariusz KOBA

Bądź na bieżąco i zapisz się do naszego newslettera