| |
| 1. Opis pracy |
Agent do spraw zakupów jest zawodem o charakterze usługowym. Osoba zatrudniona w tym zawodzie jest odpowiedzialna za zagwarantowanie optymalnego źródła dostaw asortymentu niezbędnego do realizacji celów biznesowych organizacji i jej poszczególnych jednostek. Jego praca polega na zrozumieniu potrzeb biznesowych firmy, zbieraniu ofert od potencjalnych dostawców, negocjowaniu warunków zakupu na podstawie dostępnego budżetu i utrzymywaniu trwałych relacji
biznesowych z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami. Odpowiada za monitorowanie realizacji podpisanych umów. Współpracuje również z innymi działami swojej firmy w celu zapewnienia sprawności jej działania. |
Praca specjalisty do spraw zamówień publicznych polega na przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w celu wyboru wykonawcy zamówienia i zawarcia z nim umowy. |
TAM optymalna realizacja celów biznesowych. TU zgodne z przepisami zawarcie umowy.
|
| 2. Sposoby wykonywania pracy |
Agent do spraw zakupów wykonuje pracę głównie w relacji człowiek – człowiek polegającą m.in. na:
- - śledzeniu potrzeb (celów) biznesowych i planów zakupowych instytucji / przedsiębiorstwa,
- - budowaniu dla potrzeb instytucji bazy wiedzy o rynku produktów/usług oraz ich dostawców,
- - penetrowaniu rynku pod kątem potrzeb (celów biznesowych) swojej instytucji i proponowaniu partnerom wewnętrznym optymalnych rozwiązań,
- - analizowaniu i porównywaniu cen, warunków i terminów dostaw w innych transakcjach,
- - zarządzaniu procesem ofertowym,
- - negocjowaniu ogólnych warunków dostaw z wybranymi kontrahentami,
- - wyborze optymalnego źródła zaopatrzenia,
- - nadzorowaniu realizacji podpisanych umów przez zaopatrzeniowców,
- - całościowej ocenie współpracy z dostawcami,
- - budowaniu partnerskich relacji ze strategicznymi dostawcami,
- - wykorzystywaniu nowych technologii i narzędzi (platform) zakupowych.
|
Specjalista do spraw zamówień publicznych w swojej pracy stosuje metody, techniki i procedury określone w aktach prawnych z zakresu zamówień publicznych związane z:
- przygotowaniem opisu przedmiotu zamówienia, opisu warunków udziału w postępowaniu i sposobu oceny ich spełnienia, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
- przygotowaniem specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- publikacją ogłoszeń dotyczących postępowania,
- przygotowywaniem wyjaśnień treści specyfikacji i odpowiedzi na pytania wykonawców,
- wzywaniem do uzupełnienia dokumentów, złożenia wyjaśnień przez wykonawców,
- uczestniczeniem w pracach komisji przetargowych (bierze udział w otwarciu ofert, ich ocenie, negocjacjach z wykonawcami),
- rekomendowaniem Kierownikowi Zamawiającego sposobu rozstrzygnięcia postepowania, tj. wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania,
- wykonywaniem niezbędnych czynności związanych z zawarciem umowy, w przypadku wyboru oferty najkorzystniejszej,
- wykonywaniem czynności właściwych dla postępowania odwoławczego, włącznie
- z reprezentowaniem Zamawiającego przed właściwymi organami w tych postępowaniach,
- dokumentowaniem prowadzonych postępowań, sporządzaniem planów i sprawozdań o udzielonych zamówieniach.
|
TAM budowanie relacji międzyludzkich. TU praca z dokumentami.
|
| 3. Wykształcenie niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie |
Obecnie (2018 r.) do podjęcia pracy w zawodzie agent do spraw zakupów wymagane jest
wykształcenie na poziomie technikum w zawodach z obszaru kształcenia administracyjno-usługowego.
Podjęcie pracy ułatwiają studia na uczelni wyższej (np. na kierunku logistyka lub handel). |
Do wykonywania pracy w zawodzie specjalista do spraw zamówień publicznych preferowane jest wykształcenie wyższe na kierunku prawo i administracja lub wykształcenie wyższe pierwszego stopnia w zakresie dowolnej dyscypliny uzupełnione studiami podyplomowymi z zakresu zamówień
publicznych. |
TAM handel, zaopatrzenie, sprzedaż, czyli biznes. TU prawo i administracja.
|
| 4. Zadania zawodowe |
|
Pracownik w zawodzie agent do spraw zakupów wykonuje różnorodne zadania, do których należą w szczególności:
Z1 Analizowanie rynku produktów/usług w danym asortymencie/kategorii zakupowej na
podstawie strategii zakupowej firmy/instytucji.
Z2 Uczestniczenie w procesie selekcji źródeł dostaw, zgodnie z procedurą zakupową.
Z3 Analizowanie otrzymanych ofert i negocjowanie optymalnych warunków dostawy.
Z4 Organizowanie bazy danych aktywnych i potencjalnych źródeł dostaw i budowanie partnerskich relacji ze strategicznymi i kluczowymi dostawcami.
Z5 Ocenianie współpracy z aktywnymi dostawcami i wspieranie zespołów operacyjnych (zaopatrzeniowców) w egzekwowaniu od dostawców realizacji wynegocjowanych warunków.
|
Pracownik w zawodzie specjalista do spraw zamówień publicznych wykonuje różnorodne zadania, do których należą w szczególności:
Z1 Dobieranie trybu udzielania zamówienia publicznego.
Z2 Przygotowywanie opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału w postępowaniu i sposobu oceny ich spełniania.
Z3 Sporządzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Z4 Przygotowywanie i publikowanie ogłoszeń dotyczących postępowań oraz udzielanie wyjaśnień zainteresowanym wykonawcom.
Z5 Przyjmowanie ofert, ocenianie i rekomendowanie rozstrzygnięcia postępowania.
Z6 Reprezentowanie zamawiającego w procedurze odwoławczej i przed instytucjami
kontrolującymi.
Z7 Prowadzenie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych.
Z8 Opracowywanie i monitorowanie realizacji planów zamówień publicznych.
Z9 Sporządzanie sprawozdań o udzielonych zamówieniach.
|
Tam tylko pięć zadań. Tu aż dziewięć. Jednak nie w liczbie siła. Poniżej ich porównanie.
|
| 5. Przygotowanie postępowania |
|
Z1
WIEDZA – zna i rozumie:
- Podstawowe cele biznesowe i podstawy finansów (budżetowanie i controling) przedsiębiorstwa/instytucji;
- Podstawowe narzędzia do określania pozycji swoich kategorii zakupowych i celów negocjacyjnych (Kategoryzacja ABC w zakupach4);
- Modele analizy rynku (Koncepcja Pięciu Sił Portera);
- Model analizy SWOT;
- Model Macierzy Kraljic’a.
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Analizować cele biznesowe i dokumenty finansowe firmy (bilans, rachunek wyników i strat, przepływy gotówkowe);
- Klasyfikować kategorie zakupowe przedsiębiorstwa/instytucji, przy pomocy narzędzia Kategoryzacji ABC;
- Analizować dynamikę rynku dla wybranych kategorii zakupowych, przy pomocy modelu pięciu Sił Portera;
- Tworzyć strategie zakupowe przy pomocy narzędzi analizy SWOT i Macierzy Kraljic’a;
- Przedstawiać wyniki analiz do konsultacji kierownictwu przedsiębiorstwa/instytucji.
|
Z1
WIEDZA – zna i rozumie:
- Przepisy prawne dotyczące wyboru trybu
- postępowania o udzielenie zamówienia;
- Zasady dotyczące analizy wyboru trybu postępowania o udzielenie zamówienia.
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Analizować ustawowe przesłanki dotyczące wyboru trybu postępowania o udzielenie zamówienia;
- Uzasadniać wybór trybu postępowania.
Z2
WIEDZA – zna i rozumie:
- Strukturę opisu przedmiotu zamówienia wymaganą w zamówieniach publicznych;
- Zasady dotyczące tworzenia opisu przedmiotu zamówienia zawarte w przepisach prawnych.
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Opracowywać opis przedmiotu zamówienia;
- Weryfikować opis przedmiotu zamówienia w zakresie zgodności z zasadą konkurencyjności i równego traktowania wykonawców.
Z3
WIEDZA – zna i rozumie:
- Zasady dotyczące przygotowania i tworzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarte w przepisach prawnych;
- Zasady sporządzania umów z wykonawcami.
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Przygotowywać specyfikację istotnych warunków zamówienia;
- Określać warunki udziału w postępowaniu i przesłanki wykluczenia;
- Wskazywać dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu i przesłanki wykluczenia z postępowania;
- Przygotowywać formularz ofertowy oraz oświadczenia wymagane w prowadzonym postępowaniu, uwzględniając Wspólny Słownik Zamówień;
- Przygotowywać wzory umów zgodnie z wymaganiami przepisów prawnych.
|
TAM analizy, strategie, dynamika – wszystko dla realizacji celów. TU głównie przepisy.
|
| 6. Pozyskiwanie ofert |
|
Z2
WIEDZA – zna i rozumie:
- Narzędzia pozyskiwania informacji handlowych i technicznych w procesie zakupowym (RFI – Zapytanie o Informację, RFP – Zapytanie o Rozwiązanie i RFQ – Zapytanie o Ofertę Handlową);
- Rynek dostawców i rozwiązań w swoich kategoriach zakupowych;
- Metody selekcji potencjalnych dostawców na poszczególnych etapach procesu zakupowego.
- Proces definiowania kryteriów wyboru dostawców/produktów.
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Odpowiednio korzystać z narzędzi zakupowych (RFI –Zapytanie o Informację, RFP – Zapytanie o Rozwiązanie i RFQ – Zapytanie o Ofertę Handlową);
- Analizować rynek dostawców i rozwiązań w swoich kategoriach zakupowych;
- Uczestniczyć w wewnętrznych grupach interdyscyplinarnych w określaniu kryteriów analizy ofert wg ich ważności dla osiągnięcia celu biznesowego;
- Określać kryteria wyboru dostawców/produktów i przedstawiać do konsultacji kierownictwu przedsiębiorstwa/ instytucji.
|
Z4
WIEDZA – zna i rozumie:
- Zasady dotyczące przygotowania, przesyłania do publikacji i publikowania ogłoszeń dotyczących postępowań określone w regulacjach prawnych.
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Przygotowywać ogłoszenie dotyczące postępowania;
- Publikować i/lub przesyłać do publikacji ogłoszenie dotyczące postępowania;
- Udzielać informacji i wyjaśnień (ew. we współpracy ze specjalistami w przedmiocie zamówienia) w odpowiedzi na zapytania zainteresowanych wykonawców.
|
TAM aktywne pozyskiwanie informacji, analiza rynku, wybór najlepszego wykonawcy. TU wystarczy opublikować ogłoszenie.
|
| 7. Ocena ofert |
|
Z3
WIEDZA – zna i rozumie:
- Działanie platform Business Intelligence (analizy ryzyka dla konkretnych dostawców/produktów);
- Modele analizy ryzyka i kwalifikacji nowych dostawców/rozwiązań;
- Narzędzia badania stabilności finansowej potencjalnych partnerów;
- Typy taktyk negocjacyjnych i technik perswazyjnych;
- Techniki przygotowania scenariuszy negocjacyjnych.
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Korzystać z platform zakupowych do optymalizacji procesów zbierania i analizy ofert;
- Analizować możliwe ryzyka finansowe i logistyczne dla nowych dostawców;
- Analizować różne poziomy ryzyka zależnie od źródła dostaw;
- Przygotowywać proces negocjacyjny (podział ról pomiędzy członków zespołu) i określić oczekiwany maksymalny i minimalny (BATNA) cel negocjacyjny;
- Określać techniki negocjacyjne stosowane przez drugą stronę;
- Oceniać cele negocjacyjne dostawcy i ich ważność;
- Budować modele kosztowe (cost break down) i wykorzystywać je w procesie rekomendacji
- źródła dostaw kierownictwu przedsiębiorstwa/instytucji.
|
Z5
WIEDZA – zna i rozumie:
- Zasady dotyczące rozstrzygania postępowań;
- Zasady dotyczące wyboru oferty najkorzystniejszej, zapewniającej wymaganą jakość wykonania przy konkurencyjnej cenie;
- Zasady dotyczące unieważnienia postępowania.
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Przyjmować, przechowywać oferty i dokonywać ich otwarcia zgodnie z przepisami prawa;
- Organizować pracę komisji przetargowej i/lub współpracować z członkami komisji;
- Weryfikować spełnianie przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu;
- Weryfikować czy wykonawcy nie podlegają wykluczeniu;
- Oceniać oferty według kryteriów przyjętych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i uzasadniać wyniki ocen;
- Organizować i prowadzić negocjacje z wykonawcami;
- Wskazywać najkorzystniejszą ofertę i uzasadnić jej wybór;
- Przygotowywać dokumenty umowy i finalizować jej podpisanie;
- Oceniać podstawy do unieważnienia postępowania;
- Uzasadniać unieważnienie postępowania.
|
W tym zakresie duże podobieństwa, przynajmniej w teorii. Brawo!
|
| 8. Procesy pozakupowe |
|
Z4
WIEDZA – zna i rozumie:
- Proces budowania katalogów zakupowych;
- Funkcjonowanie systemu informatycznego przedsiębiorstwa (ERP) w obszarze tworzenia bibliotek dostawców;
- Cele biznesowe i plany rozwojowe dostawców;
- Metody określania przez dostawców ważności współpracy z poszczególnymi klientami (Balance of Power).
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Korzystać z narzędzi systemu informatycznego przedsiębiorstwa (ERP);
- Analizować potencjał dostawców z punktu widzenia celów rozwojowych firmy;
- Ustalać wspólne plany współpracy korzystne dla obu stron;
- Budować atrakcyjność firmy wobec dostawcy.
|
Z6
WIEDZA – zna i rozumie:
- Zasady w zakresie przewidzianych w przepisach prawnych środków ochrony prawnej;
- Prawa i obowiązki kontrolowanego.
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Dokonywać analizy zasadności składanych przez wykonawców środków ochrony prawnej;
- Uzasadniać decyzję zamawiającego, która stała się podstawą wniesienia przez wykonawcę środka ochrony prawnej;
- Oceniać poprawność przeprowadzonej procedury;
- Przygotowywać dokumentację w sposób zgodny z prawem oraz udzielać stosownych wyjaśnień na wezwanie kontrolującego.
Z7
WIEDZA – zna i rozumie:
- Rodzaje dokumentacji dotyczącej zamówienia publicznego;
- Zasady archiwizacji dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Dobierać wzór protokołu zgodnie z trybem postępowania;
- Opracowywać protokoły z postępowań zgodnie z wymaganiami przepisów prawnych;
- Archiwizować dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
|
TAM budują biblioteki dostawców i plany współpracy. TU czołgają zamawiającego niezadowoleni wykonawcy i kontrole.
|
| 9. Realizacja |
|
Z5
WIEDZA – zna i rozumie:
- Metody oceny dostawców;
- Wewnętrzne procesy oceny jakości;
- Systemy oceny jakości dostawcy;
- Ryzyka w łańcuchach dostaw.
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Wykorzystywać modele instytucjonalne/firmowe do oceny jakości dostarczanych produktów/usług;
- Angażować użytkowników wewnętrznych w przekazywaniu opinii o poziomie obsługi przez danego dostawcę;
- Egzekwować realizację poszczególnych dostaw, zgodnie z warunkami umowy, np. przez wykorzystanie zapisów o karach umownych;
- Adaptować wybrane postanowienia umowy do zmieniających się warunków i przedstawiać do konsultacji kierownictwu przedsiębiorstwa/instytucji;
- Sporządzać raporty oceny dostawców produktów/usług.
|
|
TAM po zawarciu umowy zamówienie dopiero się zaczyna. TU nie istnieje.
|
| 10. Planowanie, sprawozdania |
| |
Z7
WIEDZA – zna i rozumie:
- Zasady dotyczące przygotowania i wykonywania planu zamówień publicznych;
- Zasady dotyczące monitorowania planu zamówień publicznych i jego weryfikacji.
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Przygotowywać plan zamówień publicznych;
- Analizować na bieżąco plan zamówień;
- Oceniać zasadność i możliwości prawne dokonywania zamówień nieujętych w planie.
Z8
WIEDZA – zna i rozumie:
- Zasady prawne dotyczące przygotowywania sprawozdań o udzielonych zamówieniach;
- Zasady archiwizacji dokumentacji z przeprowadzonych postępowań o zamówienia publiczne.
UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:
- Przygotowywać sprawozdanie o udzielonych zamówieniach;
- Publikować sprawozdanie o udzielonych zamówieniach zgodnie z wymogami przepisów prawa;
- Archiwizować dokumentację z przeprowadzonych postępowań o zamówienia publiczne.
|
TAM chyba też mają plany i sprawozdania, ale nie robią z tego nauk tajemnych. TU spora część pary idzie w gwizdek, czyli papiery.
|
| Na koniec jeszcze jedna różnica: wynagrodzenie |
| Obecnie (2018 r.) wynagrodzenie osób pracujących w zawodzie agent do spraw zakupów mieści się z reguły w przedziale od 3700 zł do 15 000 zł brutto miesięcznie w przeliczeniu na pełen etat, przy średnim wynagrodzeniu w kraju wynoszącym około 4700 zł brutto miesięcznie. |
Średnie miesięczne zarobki specjalistów do spraw zamówień publicznych wynoszą około 4400 zł brutto. |
TAM można dojść do bardzo dobrych zarobków. TU płacą mniej, niż średnia; mniej, niż na kasie w markecie. Skandal!
I temat na inną opowieść.
|
